Facility management : des solutions logicielles créatrices de valeurs

Avec la révolution numérique, les métiers de l’immobilier s’organisent et optent de plus en plus souvent pour des outils et des solutions informatiques qui leur permettent de mieux gérer le patrimoine dont ils ont la charge.
La société iPorta s’adresse à cet univers à travers les différentes solutions qu’elle développe et commercialise. Ses systèmes d’information «full-web» fonctionnent sous forme de plateformes logicielles collaboratives. Sa Suite iPorta, dédiée au marché du Smart Building, répond aux besoins des directions immobilières, aux métiers de l’asset management, du property management et du facility management immobilier.
L’expertise d’iPorta lui a permis de s’adapter aux nouvelles formes immobilières et au déploiement du flex office en particulier. En matière de facility management ses solutions sont toujours à la pointe de l’actualité et peuvent évoluer facilement au gré des obligations réglementaires.

« Ce qui est important en matière de FM, c’est d’avoir à sa disposition un outil à jour des obligations réglementaires, capable de gérer l’ensemble des services liés à la gestion d’un ou plusieurs site(s) et de dématérialiser correctement les différents processus pour gagner en efficience. » Gérald Horlande, directeur général d’iPorta.

Créer de la valeur au sein de l’entreprise

Pour Gérald Horlande, directeur général d’iPorta, « ce qui est important en matière de facility management c’est d’avoir à sa disposition un outil à jour des obligations réglementaires, capable de gérer l’ensemble des services liés à la gestion d’un ou plusieurs site(s) et de dématérialiser correctement les différents processus pour gagner en efficience. C’est ainsi que l’on crée une vraie valeur au sein de l’entreprise ». La reprise d’iPorta par le groupe Visiativ, éditeur et intégrateur de plateformes et avec lequel iPorta travaillait déjà depuis plusieurs années, a donné plus de moyens à l’entreprise pour accélérer son positionnement en tant qu’acteur incontournable des smart buildings. « Depuis 15 ans, iPorta et Visiativ ont travaillé en parfaite synergie technologique et commerciale. C’est d’ailleurs la clef de la réussite de notre offre en matière de systèmes d’information destinés au marché de l’immobilier, quel que soit le métier.Cette acquisition était une évolution naturelle et elle garantit aujourd’hui à nos clients une parfaite continuité de la collaboration des équipes. Et pour nous, ce sont des perspectives de développement accrues grâce au dynamisme de Visiativ dans ce domaine», souligne Gérald Horlande. 

Pour créer de la valeur, les deux entreprises ont mis en commun leurs savoir-faire. Elles collaborent avec les meilleurs acteurs dans chaque domaine, tels K2 Geospatial par exemple pour les modules graphiques et cartographiques ou Divercities pour l’accessibilité.

Des modules « à la carte »

À travers la plateforme iPorta, il est possible de choisir des modules dédiés au facility management tels iRequest, un module interfaçable à de nombreuses GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) du marché, qui gère les demandes d’intervention : saisie des demandes, validation éventuelle, suivi de leur traitement avec routage automatique vers les bons intervenants. Ce module est construit sur un « workflow »* personnalisable pour une parfaite adaptabilité aux procédures de l’entreprise. Les tâches qui sont généralement peu ou mal coordonnées sont ici suivies, et si elles ne sont pas réalisées, la solution se charge de battre le rappel. Les processus sont donc optimisés et l’entreprise gagne en réactivité mais aussi en transparence car de cette manière chacun peut connaître l’état d’avancement des tâches. Dans la même veine, iCatering gère les offres de services (restauration, reprographie, conciergerie etc.) et iDesk dématérialise tout le processus de déclaration de futurs visiteurs en liaison avec une application accessible depuis les PC des hôtesses pour la production de leur badge d’accès. Un plus indéniable à l’heure du flex office. L’application permet la réservation des postes de travail en libre-service avec identification de leur occupation et de leur libération par lecture de QR code ou détection de présence par capteur. Son module graphique peut ainsi restituer l’occupation des espaces en temps réel. De nombreux autres modules complètent cette suite logicielle qu’il est possible d’activer par étape suivant les besoins de chaque entreprise.

* Système qui modélise et automatise les flux d’informations dans l’entreprise

Une solution informatique pour gérer l’accessibilité

Les solutions proposées par iPorta collent donc aux attentes actuelles des facility managers. Elles leur permettent aussi d’être en conformité avec les obligations réglementaires. iPorta les aide à anticiper les changements et leur apporte des solutions clef en main. Ils doivent par exemple, depuis le 30 septembre 2017, fournir un registre public d’accessibilité puisque tous les ERP (Établissements Recevant du Public), neufs et situés dans un cadre bâti existant doivent souscrire à cette nouvelle obligation issue du Décret n° 2017-431 du 28 mars 2017. Ce registre doit préciser les dispositions prises pour permettre à tous, notamment aux personnes handicapées, quel que soit leur handicap, de bénéficier des prestations en vue desquelles l’établissement a été conçu. En pratique, le registre public d’accessibilité doit contenir une information complète sur les prestations fournies dans l’ERP, la liste des pièces administratives et techniques relatives à l’accessibilité de l’établissement aux personnes handicapées, la description des actions de formation des personnels chargés de l’accueil de ces personnes et leurs justificatifs. Le nouveau module «Accessibilité et Handicap» d’iPorta élaboré en collaboration avec Divercities accompagne les gestionnaires dans leur démarche Ad’AP (Agenda d’Accessibilité Programmée). Grâce aux éléments collectés, plusieurs composantes de ce registre peuvent être élaborées automatiquement en toute ­sérénité !

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